Spørg tidligt i opsigelsesperioden

Al for meget viden bliver forsøgt overført på den sidste arbejdsdag, hvor der sjældent er tid eller ro til det. Start samtalen om overlevering, så snart en opsigelse er på plads, mens der stadig er tid til at gøre det ordentligt. Selv to eller tre uger gør en stor forskel for, hvor grundig overleveringen kan blive.

Bed om en skriftlig oversigt over faste opgaver

Bed den, der stopper, om at skrive en kort liste over faste opgaver, tilbagevendende deadlines og de systemer, de bruger dagligt. Selv en simpel liste gør en stor forskel, når en ny medarbejder senere skal sættes ind i det samme arbejde og de samme rutiner, uden nogen ved siden af til at spørge.

Kortlæg viden, der kun findes ét sted

Nogle opgaver bliver kun løst af én person, uden at nogen andre kender detaljerne. Kortlæg disse sårbare punkter tidligt, og prioriter at få netop den viden skrevet klart ned, før den forsvinder ud ad døren sammen med medarbejderen for altid. Spørg også direkte ind til genveje og undtagelser, som aldrig er blevet skrevet ned, fordi de virker indlysende for den, der har gjort opgaven i årevis. Sådanne detaljer findes ofte kun i personens eget hoved, og en efterfølger har ingen mulighed for selv at gætte sig til dem.

Sæt tid af til sidemandsoplæring

At se en opgave blive udført giver ofte en dybere forståelse, som er svær at opnå gennem en skriftlig beskrivelse alene. Planlæg et par timer, hvor en kommende efterfølger eller kollega kan følge med, mens den afgående medarbejder løser sine sædvanlige opgaver som normalt. Lad den nye person selv prøve opgaven, mens den afgående medarbejder stadig kan rette op på det.

Saml adgange og kontaktoplysninger ét sted

Lav en samlet oversigt over, hvilke systemer, kunder og samarbejdspartnere den afgående medarbejder havde kontakt med. Det sparer den næste person for at skulle opdage det hele ved selv at støde ind i det, én kunde ad gangen, over flere måneder, hvilket kan slide på både dem og kunderne.

Hold kunderne informeret om overgangen

Kunder, der er vant til én bestemt kontaktperson, kan blive usikre, når vedkommende stopper. Ved at holde videochat med kunderne åben i overgangsperioden, kan den nye kontaktperson introducere sig selv direkte og skabe tryghed fra første samtale.

Følg op nogle uger senere

Selv en grundig overlevering kan have huller, der først viser sig, når nogen støder på en opgave, ingen har dokumenteret. Sæt en kort opfølgning et par uger efter, hvor den nye medarbejder kan spørge ind til det, der stadig føles uklart i hverdagen, mens de finder deres egen rytme.

Bed den afgående medarbejder prioritere opgaverne

Nogle opgaver er langt mere kritiske end andre, men det er sjældent tydeligt for en udenforstående, hvilke der kræver mest opmærksomhed først. Bed den, der stopper, om at rangere sine faste opgaver efter, hvor alvorligt det bliver, hvis noget går galt. Det giver den nye medarbejder et klart billede af, hvor kræfterne skal lægges i de første uger.

Gør det til en fast del af virksomhedens rutiner

Der findes gode eksempler på, hvordan virksomheder strukturerer kundeservice, hvilket kan give god inspiration til, hvordan I selv sikrer, at værdifuld viden ikke forsvinder, når folk skifter rolle internt eller stopper helt.